Переход на кадровый электронный документооборот: 6 шагов

Переход на кадровый электронный документооборот: 6 шагов

14.09.2022
Переход на кадровый электронный документооборот: 6 шагов

22 ноября 2021 вступил в силу Федеральный закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. В этой статье мы не будем рассказывать о преимуществах кадрового электронного документооборота (далее — КЭДО), а пройдемся по шагам, которые нужно выполнить тем, кто уже определился с переходом на КЭДО.


1. Назначить ответственного сотрудника


Определите, кто будет ответственным за переход на КЭДО в вашей компании. Это может быть как сам руководитель, так и специалист кадровой службы. Издайте соответствующий приказ с указанием ФИО и должности сотрудника. Сотрудник должен ознакомиться и подписать приказ со своей стороны.

Скачать образец Приказа о назначении ответственного за переход на электронный документооборот


2. Выбрать информационную систему

Для реализации КЭДО нужна информационная система.

Есть 3 варианта: использовать бесплатный портал «Работа в России», развернуть собственную систему или приобрести готовое решение.

1. Чтобы использовать портал «Работа в России» организации нужно создать свой личный кабинет на портале. Все сотрудники должны зарегистрироваться на «Госуслугах», после чего самостоятельно создать на портале «Работа в России» личный кабинет. В данном случае кадровик должен работать не только в привычной кадровой программе, но и на портале. Документы нельзя опубликовать массово в личных кабинетах сотрудников, кадровику придется их «разложить» вручную по каждому отдельному кабинету. Сотруднику негде написать свое заявление — такого функционала просто не предусмотрено.

2. Разработка собственной информационной системы — трудоемкий и затратный процесс. Необходимо настроить подписание, обмен и хранение документов в соответствии с законом. Развернуть свой архив, обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО. Затраты на оформление электронных подписей также ложатся на компанию. Такой вариант обойдется значительно дороже, чем готовое решение.

3. Используя готовое решение, можно быстро и без дополнительных сложностей перейти на КЭДО. Одним из таких решений является сервис 1С:Кабинет сотрудника. С помощью сервиса можно прямо из 1С выдавать расчетные листки в электронном виде и обмениваться любыми кадровыми документами, даже нереализованными в 1С, в любом формате. Сотрудники могут через личный кабинет написать заявление, запросить справку 2-НДФЛ и др. 


Основные различия готового решения и государственного портала

Сравнение 1С:Кабинет сотрудника и Работа в России



3. Подготовить локальные нормативные акты

1. Положение о переходе на КЭДО.

Скачать образец Положения о переходе на КЭДО

2. Положение о порядке ведения КЭДО. В положении пропишите сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться КЭДО. Определите список кадровых документов, которые вы посчитали нужным перевести в электронный вид и порядок работы с ними. Укажите срок уведомления работников о переходе на КЭДО.

Скачать образец Положения о порядке ведения КЭДО

3. Регламент по использованию электронной подписи.

4. Изменения в коллективный и трудовой договоры и другие локально нормативные акты (например, Положение по оплате труда и премировании сотрудников).

 

4. Уведомление сотрудников

В уведомлении сошлитесь на изменение трудового законодательства, укажите порядок перехода. 

Скачать образец Уведомления сотрудников

Скачать образец Уведомления соискателей

После уведомления необходимо получить заявления от сотрудников о согласии или отказе в переходе на КЭДО.

Скачать образец Заявления сотрудника о согласии на переход на КЭДО

Скачать образец Заявления сотрудника об отказе от перехода на КЭДО


Особые правила:

1. Если работник не напишет никакого заявления, продолжайте оформлять и обмениваться с ним кадровыми документами на бумаге. Считается, что, если работник не выразил свое согласие, он отказался от перехода на КЭДО.

2. У соискателей без трудового стажа, которые приняты на работу после 31.12.2021, получать согласие не нужно. Считается, что они автоматически присоединяются к КЭДО.

3. Соискатели с трудовым стажем, которые трудоустраиваются после 31.12.2021, могут дать согласие на обмен кадровыми документами с работодателем через КЭДО, а могут отказаться. 

4. Нельзя уволить сотрудника или отказать соискателю в приеме на работу из-за того, что он не подал заявление о переходе на КЭДО.

5. Порядок, сроки и способ, как работник должен подать заявление, можете установить в локальном нормативном акте.

6. Чтобы отслеживать, кому из сотрудников уже направили уведомления и от кого получили согласие или отказ от КЭДО, заведите реестр уведомлений и заявлений в произвольной форме.

 

5. Оформить электронные подписи

Работодателю для перехода на КЭДО и подписания документов подходит только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сотрудники компании могут подписывать кадровые документы другими видами электронной подписи, в том числе усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Это зависит от внутренних норм кадрового делопроизводства и информационной системы.

На портале «Работа в России» сотрудники могут подписывать электронные документы простой электронной подписью. Для работы с КЭДО на базе своей системы или готового решения сотрудникам подойдет УКЭП или УНЭП. Подробнее о том, какая подпись необходима для определенного трудового документа, читайте здесь.

Расходы на выпуск подписей организация берет на себя. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника подписи УНЭП для всех сотрудников выпускаются абсолютно бесплатно. 

Чтобы электронные документы, заверенные неквалифицированной электронной подписью (простой и УНЭП), считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

 

6. Переход на КЭДО и обучение сотрудников

После того, как в компании решены юридические вопросы, необходимо перейти на КЭДО технически. Работник кадровой службы и остальные сотрудники должны научиться работать с новой информационной системой.

Предлагаем пройти недельное обучение на нашем марафоне по сервису 1С:Кабинет сотрудника. Вы узнаете, как реализован кадровый электронный документооборот в 1С. Научитесь самостоятельно согласовывать заявления на отпуск, подписывать справки и отправлять расчетные листки на мобильные сотрудников, выполняя требования 136 ТК РФ. 


Вы можете настроить КЭДО всего за неделю на онлайн-марафоне «Обмениваемся электронными документами с сотрудниками через 1С:Кабинет сотрудника»Участие бесплатное. Успевайте занять место на 7 потоке, который стартует уже 19 сентября!





Вместе с этим читают:


Поделиться:

563 просмотра

1С:Кабинет сотрудника
1С:Кабинет сотрудника
Подключите КЭДО в 1С. Бесплатный доступ 45 дней
Узнать больше
                                		Array
(
    [ID] => 713
    [TIMESTAMP_X] => 2018-06-29 13:24:25
    [IBLOCK_ID] => 163
    [NAME] => 1С:Кабинет сотрудника
    [ACTIVE] => Y
    [SORT] => 500
    [CODE] => SERVICE_OFFER
    [DEFAULT_VALUE] => 
    [PROPERTY_TYPE] => E
    [ROW_COUNT] => 1
    [COL_COUNT] => 30
    [LIST_TYPE] => L
    [MULTIPLE] => N
    [XML_ID] => 
    [FILE_TYPE] => 
    [MULTIPLE_CNT] => 5
    [TMP_ID] => 
    [LINK_IBLOCK_ID] => 161
    [WITH_DESCRIPTION] => N
    [SEARCHABLE] => N
    [FILTRABLE] => N
    [VERSION] => 1
    [USER_TYPE] => 
    [IS_REQUIRED] => N
    [USER_TYPE_SETTINGS] => 
    [HINT] => 
    [PROPERTY_VALUE_ID] => 10436490
    [VALUE] => 2839389
    [DESCRIPTION] => 
    [VALUE_ENUM] => 
    [VALUE_XML_ID] => 
    [VALUE_SORT] => 
    [~VALUE] => 2839389
    [~DESCRIPTION] => 
    [~NAME] => Блок
    [~DEFAULT_VALUE] => 
    [PREVIEW_PICTURE] => /upload/iblock/3b2/icon_1C_ESS_min.png
    [PREVIEW_TEXT] => Подключите КЭДО в 1С. Бесплатный доступ 45 дней
    [DETAIL_PAGE_URL] => /services/1c-cabinet-sotrudnika/
)
                                	

информационная
рассылка

Каждую неделю только самые полезные новости

Возврат к списку