Итоги вебинара «Электронный кадровый документооборот: к чему готовиться работодателям»

Итоги вебинара «Электронный кадровый документооборот: к чему готовиться работодателям»

02.12.2021
Итоги вебинара «Электронный кадровый документооборот: к чему готовиться работодателям»

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. По горячим следам мы провели на эту тему вебинар. Спикеры: аттестованный аудитор Евгений Найденов и специалист 1С Евгения Слугачева.



На вебинаре рассмотрели следующие вопросы:

  • Что такое электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Когда лучше запустить.
  • Какие кадровые документы попадают под КЭДО, а какие останутся на бумаге.
  • Перечень информационных систем, позволяющих внедрить электронный обмен.
  • Организация КЭДО на предприятии: локальные нормативные акты; уведомление сотрудников, в том числе, при приёме.
  • Взаимодействие работника и работодателя в рамках КЭДО. Плюсы новой системы.
  • Организация кадрового электронного документооборота в 1С. Чем полезен кадровой службе сервис 1С:Кабинет сотрудника.



Смотреть презентации



Ответы на вопросы участников вебинара по работе сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Отвечает специалист 1С:ИТС Евгения Слугачева.

1. Я так понимаю, все сотрудники организации в количестве 1000 человек должны прийти в отдел кадров и в 1С занести свои электронные подписи, пароли и прочее на моем компьютере? Чтобы был этот личный кабинет и работа через ЭДО? 

Ответ: Нет, сотрудникам не нужно приходить в офис, они должны создать свою неквалифицированную электронную подпись (бесплатно) из своего личного кабинета в сервисе, в разделе «Профиль». Личный кабинет создается ответственным сотрудником, например, бухгалтером. Сотрудник по приглашению организации через электронную почту/sms активирует свой личный кабинет. Сотрудники при этом не будут иметь доступа к 1С, так что за сохранность данных переживать не стоит.  


2. Руководитель отдела откажется участвовать в ЭДО, и весь отдел не может участвовать в ЭДО? Как им руководитель согласовывать будет?

Ответ: У руководителя должен быть создан свой личный кабинет в сервисе, так как некоторые документы требуют его согласования. В обязательном порядке согласовываются заявления на отпуск от сотрудников. В будущем можно будет настраивать маршруты подписания документов КЭДО. А также не обязательно переводить все подразделения организации в 1С Кабинет сотрудника, есть возможность настроить только для определенных подразделений. 


3. Если сотрудник не верно указал даты или вид отпуска, бухгалтерия его править может?

Ответ: Бухгалтерия может поправить только даты указанного отпуска, вид документа из 1С поправить нельзя. Со стороны бухгалтерии можно отказать в такой задаче и попросить сотрудника создать новую задачу с нужным документом. Изменения можно указать в комментарии для сотрудника. 


4. Евгений Владиславович (прим. – предыдущий докладчик) говорил, что в ЭДО должны использоваться УКЭП, в 1С:Кабинет сотрудника – КЭП простая.

Ответ: Со стороны организации документы подписываются усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной. В своих кабинетах сотрудники используют усиленные неквалифицированные электронные подписи (НЭП), сертификаты которых создаются по запросам сотрудников и хранятся в сервисе. Подписи, сформированные сотрудниками в сервисе, используются только в рамках электронного документооборота конкретной организации. 

Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы. 


5. Какая примерно стоимость УЭЦП для работника в 1С?

Ответ: Обращаем внимание, что со стороны организации документы подписываются усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной. 1С:Подпись (усиленная) стоит 600 рублей. Неквалифицированная электронная подпись оформляется бесплатно на время работы в сервисе. 


6. Бухгалтеру тоже нужна подпись?

Ответ: Если бухгалтер желает пользоваться сервисом наравне с другими сотрудниками (например, если в организации несколько бухгалтеров), то он может создать себе личный кабинет с неквалифицированной ЭЦП. Усиленная подпись бухгалтеру нужна, чтобы подписывать такие документы как справка с места работы, справка 2-НДФЛ и др. 


7. Надо устанавливать программу на компьютер руководителя?

Ответ: Нет, для руководителя достаточно создать личный кабинет в сервисе, он сможет им пользоваться через браузер или через мобильное приложение на своём смартфоне.  


8. Кто будет заниматься созданием личного кабинета сотрудника?

Ответ: Личные кабинеты создаёт ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер. Если с созданием кабинетов возникнут проблемы, то вы можете обратиться к нам за помощью: +7 (343) 222-12-12 или оставьте заявку и мы свяжемся с вами.


9. Согласовывается приказ простой или квалифицированной подписью?

Ответ: Со стороны организации документ подписывается усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной.


10. В кадровом ЭДО многие документы и работник должен подписывать КЭП, как добавить работнику КЭП в ЛК.

Ответ: В своих кабинетах сотрудники используют усиленные неквалифицированные электронные подписи (НЭП), сертификаты которых создаются по запросам сотрудников и хранятся в сервисе. Подписи, сформированные сотрудниками в сервисе, используются только в рамках электронного документооборота конкретной организации.

Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.


11. Как взаимодействовать с сотрудниками через личный кабинет?

Ответ: Сотрудник в своем личном кабинете может создавать различные задачи для бухгалтерии, например запрашивать справки 2-НДФЛ, справки с места работы, заявления на отсутствие и прочее. Со стороны 1С, бухгалтер может выполнять оформленные сотрудниками задачи и рассылать расчётные листки в личные кабинеты сотрудников. Данный механизм позволяет минимизировать посещения сотрудниками отдела кадров и бухгалтерии. 


12. У нас бухучет ведется в СБИС, там я должна что-то настраивать?

Ответ: Сервис 1С:Кабинет сотрудника создан для программ 1С, подключить и настроить сервис в других программах нельзя. Но если вы работаете в программе 1С, а усиленная электронная подпись у вас от СБИС, то такую подпись можно добавить и подписывать ей документы со стороны организации.


13. Приказы подписываются простой или квалифицированной подписью? или может подписать бухгалтер или надо дергать руководителя каждый раз. 

Ответ: Со стороны организации документ подписывается усиленной электронной подписью, со стороны сотрудника – неквалифицированной. Руководителю необходимо согласовать в своём личном кабинете отпуск для сотрудника, для этого он также использует свою неквалифицированную подпись, но в самом приказе она отображаться не будет, отображаются только подписи организации и сотрудника.


14. Полетит интернет, отключится свет, сломается компьютер и все что касается кадровых документов уйдет в небытие?  

Ответ: Вопрос касается не только ЭДО и кадровых электронных документов, а сохранности базы 1С в целом. Если что-то из перечисленного «полетит» – пропадут не только кадровые документы, но и все остальные «бухгалтерские» данные. Безопасность баз данных необходимо обеспечивать независимо от того, на бумаге ведется кадровый документооборот или в электронном виде. Чтобы избежать потери данных – рекомендуем делать архивные копии базы. Подробнее об этом написано в статье.  





Остались вопросы? – 

Задайте их нашим специалистам. 


Заказать консультацию





Вместе с этим читают:


Поделиться:

1114 просмотров

1С:Кабинет сотрудника
1С:Кабинет сотрудника
Мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам
Узнать больше
                                		Array
(
    [ID] => 713
    [TIMESTAMP_X] => 2018-06-29 13:24:25
    [IBLOCK_ID] => 163
    [NAME] => 1С:Кабинет сотрудника
    [ACTIVE] => Y
    [SORT] => 500
    [CODE] => SERVICE_OFFER
    [DEFAULT_VALUE] => 
    [PROPERTY_TYPE] => E
    [ROW_COUNT] => 1
    [COL_COUNT] => 30
    [LIST_TYPE] => L
    [MULTIPLE] => N
    [XML_ID] => 
    [FILE_TYPE] => 
    [MULTIPLE_CNT] => 5
    [TMP_ID] => 
    [LINK_IBLOCK_ID] => 161
    [WITH_DESCRIPTION] => N
    [SEARCHABLE] => N
    [FILTRABLE] => N
    [VERSION] => 1
    [USER_TYPE] => 
    [IS_REQUIRED] => N
    [USER_TYPE_SETTINGS] => 
    [HINT] => 
    [PROPERTY_VALUE_ID] => 10299165
    [VALUE] => 2839389
    [DESCRIPTION] => 
    [VALUE_ENUM] => 
    [VALUE_XML_ID] => 
    [VALUE_SORT] => 
    [~VALUE] => 2839389
    [~DESCRIPTION] => 
    [~NAME] => Блок
    [~DEFAULT_VALUE] => 
    [PREVIEW_PICTURE] => /upload/iblock/3b2/icon_1C_ESS_min.png
    [PREVIEW_TEXT] => Мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам
    [DETAIL_PAGE_URL] => /services/1c-cabinet-sotrudnika/
)
                                	

информационная
рассылка

Каждую неделю только самые полезные новости

Возврат к списку