Как в 1С:ЗУП 3.1 настроить удобный отчет по дням рождения сотрудников

Как в ЗУП 3.1 настроить отчет по дням рождения сотрудников

31.07.2019
Как в ЗУП 3.1 настроить отчет по дням рождения сотрудников

В статье представлена подробная инструкция по настройке отчета от специалиста-консультанта 1С Макридиной Юлии. Отчет поможет не забыть о поздравлении именниника и заранее спланировать затраты на подарки. 


Практически все сотрудники кадровой службы сталкиваются с необходимостью вести учет по дням рождения сотрудников. Зачастую для этого используются различные таблицы в формате Excel, которые необходимо регулярно проверять и обновлять данные. Например, в случае кадрового перевода, увольнения или принятия новых сотрудников нужно оперативно вносить изменения и контролировать своевременную отправку этих таблиц руководителям подразделений, заранее отслеживать юбилеи сотрудников, контролировать наличие ошибок и так далее... все это довольно трудоемкий процесс.

В программе 1С:ЗУП 3.1 в помощь пользователям создано много кадровых отчетов, в том числе и отчет, который содержит информацию по дням рождения сотрудников. Он находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты Личные данные сотрудников.


Рис.1

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить) 

 

Данный отчет выглядит вот так:


Рис.2

Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить) 


 
Но в таком виде отчет не очень информативен для учета информации по дням рождения:

  • не отображается возраст сотрудников;
  • данные в графе «День рождения» сформированы не в хронологическом порядке. Чтобы понять дни рождения каких сотрудников будут в ближайшие даты – необходимо проанализировать всю таблицу;

  • не отображаются сотрудники с юбилейными датами;

  • в отчете есть «лишняя» информация, которая не всегда нужна (ИНН, СНИЛС и пр.).


Для того, чтобы сделать этот отчет более наглядным, внесем в его настройки некоторые изменения:

Шаг 1. Откроем настройки отчета и перейдем на вкладку «Отбор».


Рис.3

Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить) 


 
Далее установим расширенный вид настроек и по кнопке «Добавить отбор» добавим пользовательское поле «День рождения».


Рис.4

Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить) 



После этого для поля «День рождения» зададим условие «меньше» и в качестве значения установим дату «01.09.2019». Таким образом мы сформируем список сотрудников, у которых дни рождения наступят до 01.09.2019.  Эту дату пользователь может выбирать на свое усмотрение для того, чтобы посмотреть тех сотрудников, у которых день рождения в конкретном месяце. Если установить звездочку рядом с датой, то отбор по дате появится непосредственно в шапке отчета. 


Рис.1

Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить) 


    
Шаг 2. Перейдем на вкладку «Поля и сортировки» и перенесем поля «Дата рождения» и «День рождения» из левого окна в правое при помощи синих стрелок. Также при помощи синих стрелок сверху в правом окне установим порядок сортировки: День рождения – Дата рождения – Физическое лицо. Имя.


Рис.5

Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить) 


 
По кнопке «Добавить» добавим в отчет поле «Возраст», а «лишние» поля удалим или отключим.


Рис.6

Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить) 


 
Шаг 3. Перейдем на вкладку «Оформление» и по кнопке «Добавить» укажем вариант нужного нам оформления. Например, сотрудники с юбилейной датой дня рождения должны быть выделены в отчете особым фоном. В открывшемся окне на вкладке «Оформление» зададим нужный цвет фона, после этого на вкладке «Условие» установим, что этот цвет фона будет только у строк с заполненной юбилейной датой.  


Рис.7

Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить) 



Рис.8

Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить) 

 

Рис.9

Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить) 


 
После выполнения настроек нажимаем кнопку «Закрыть и сформировать» и получаем отчет в таком виде:


Рис.10

Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить) 


 
Данный вариант отчета можно сохранить, присвоив нужное наименование – например, «Дни рождения сотрудников». В дальнейшем отчет сохранится в кадровых отчетах и будет доступен для использования с учетом уже выполненных настроек.


Рис.11

Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить) 



Рис.12

Рис. 13 (нажмите, чтобы увеличить) 


 



Есть сложности с самостоятельной настройкой отчета? –

Обратитесь к нашим специалистам!


Заказать консультацию




Вместе с этим читают:


Поделиться:

210 просмотров

Информационная система 1С:ИТС
Информационная система 1С:ИТС
Самый полный информационный ресурс для руководителей, бухгалтеров и кадровиков

информационная
рассылка

Каждую неделю только самые полезные новости

Возврат к списку